Современный бизнес невозможно представить без деловой переписки. Она играет особую роль, особенно, при сотрудничестве с международными компаниями. Составляя официальное письмо на иностранном языке, стоит предварительно продумать его структуру и содержание, а также заключительную часть с вежливым прощанием и подписью. Вы должны оставить о себе благоприятное впечатление, и тем самым усилить эффект от изложенной в «теле» сообщения просьбы или выгодного для фирмы предложения.

Хотим напомнить, что деловое письмо не должно содержать повышенной эмоциональности, бесцеремонности или неприемлемой агрессии. Вся информация излагается предельно чётко, понятно и корректно. Сделать это, зачастую, бывает непросто. Некоторые затруднения могут вызвать и последние строки, в которых следует подвести итоги и тактично намекнуть на свои ожидания. Поэтому, чтобы избежать сложностей и неприятных моментов, в официальной корреспонденции используются специальные фразы-клише, которыми можно элегантно завершить важное послание. Умение дополнить стандартизированные тексты нужными словами, да ещё и на английском языке – полезный навык, который приходит с опытом. В конце обязательно ставится подпись – коротенький оборот, выражающий глубокое почтение к собеседнику. Рекомендуется также пожелать успехов в делах или просто хорошего дня. Будьте внимательны к людям, и они ответят вам тем же. Например:

• Sincerely yours / Искренне ваш. Самый популярный способ завершить переписку. Обычно используется, если в начале сообщения указывают имя адресата («Dear Ms Olivia Liam»).
• With appreciation / С благодарностью
• With gratitude / С признательностью
• With best regards / С наилучшими пожеланиями. Выражение звучит не слишком официально, но при этом вежливо и искренне. Другие варианты подобной подписи: «Warm regards / С тёплыми чувствами» или даже «Kind regards / С добрыми пожеланиями».

Если вы обращаетесь впервые к тому, для кого составляете сообщение (лично незнакомы или не представлены друг другу), завершите его вот так:

Yours faithfully / С искренним почтением. Считается устаревшим оборотом, который можно встретить в классических британских письмах. Его используют, когда ФИО получателя отсутствует в первых строках (например, сообщение начинается с «Dear Sir» или «Dear Madam»). Американский эквивалент звучит проще: «Yours truly». Ещё один из вариантов – «Respectfully yours / С уважением». Звучит коротко и скромно, но учтиво.

Благодарность – одно из лучших человеческих качеств. Обязательно выразите свои чувства словами признательности за оказанное другим человеком содействие: «We are very grateful for your help / Мы очень благодарны за помощь» или «I really appreciate the help / Я очень ценю оказанную помощь». Покажите вашу готовность помочь по любому вопросу: «We are ready to solve the issues of cost recovery taking into account the interests of each other / Готовы решать вопросы по возмещению затрат с учётом интересов друг друга». Более формальный вариант, который прекрасно подойдёт для партнёров: «On the organization of document management in the framework of the project, please contact me / По вопросам организации ведения документооборота в рамках проекта, пожалуйста, прошу обращаться ко мне».

Ещё одна распространённая фраза в деловой переписке – «If during the work on the commercial offer you have any questions about any of the items of the document, please contact me as soon as possible / Если во время изучения коммерческого предложения у вас возникнут вопросы по какому-либо из пунктов документа, пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее». Употребите её в процессе коммуникаций с руководством или заказчиками. Поверьте, вся ваша любезность будет оценена партнёрами.

Хотите, чтобы отправленное служебное сообщение не осталось без ответа? Используйте традиционные выражения: «I’m looking forward to your reply» / Я с нетерпением жду ответа» или «We expect your response within this month / Ожидаем вашего ответа в течение этого месяца». Они напомнят адресату, что на полученное послание следует непременно отреагировать. Если необходим оперативный ответ, добавьте: «I would be grateful for the priority consideration of this issue / Буду признателен за приоритетное рассмотрение данного вопроса» или «Thanks in advance for your early reply / Заранее благодарны за быстрый ответ». Подойдёт и такой вариант: «We hope to receive your early reply to our inquiry / Надеемся получить скорый ответ на наш запрос».

Иногда приходится извиняться перед клиентами или партнёрами за допущенные в процессе разработки контракта «ляпы». Разногласия, возникшие по вине вашей фирмы, уместно сгладить фразой: «Our sincere apologies for the discomfort caused. The misunderstanding was our fault / Наши искренние извинения за причинённый дискомфорт. Недопонимание возникло по нашей вине» или «We sincerely apologize for the mistakes made by our employee / Приносим свои искренние извинения за допущенные нашим сотрудником ошибки».

Психологически положительно действуют на партнёра по совместному бизнесу уверения типа: «We will be glad to cooperate with your company / Мы будем рады сотрудничать с вашей компанией» или «We look forward to close and mutually beneficial cooperation / Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество».

После добросердечных пожеланий согласно общепринятому в деловом мире этикету, необходимо поставить знак препинания, а затем написать своё имя и фамилию уже с новой строчки. Не ставьте партнёра в трудное положение, заставляя делать предположения относительно вашего пола. Не поленитесь написать своё имя полностью, то есть не P. Beloglavko, a Piter Beloglavko. Должность и контактный телефон желательно также начать с нового абзаца. Запомните! Каждое слово в названиях компаний и их подразделений пишутся с заглавной буквы. Исключение составляют служебные части речи – предлоги, артикли и союзы. Всегда придерживайтесь бизнес-стиля, и с вами будет приятно иметь дело!