Переписка по электронной почте в наше время занимает львиную долю времени на работе, но и существенно упрощает жизнь. Пожалуйста, помните, что письмо партнерам по бизнесу должно соответствовать определенным правилам делового этикета. Как говорят англоязычные пользователи: Email should be short and right to the point. / Имейл должен быть кратким и по делу.

В то же время не следует чрезмерно сокращать сообщение, пренебрегая формальными вежливыми оборотами. В деловом письме выделяются 9 частей. Рассмотрим их поподробнее.

Greeting / Приветствие

Как и любое другое письмо, деловой имейл стоит начинать со слов приветствия к предполагаемому адресату

Dear Sir (Madam) / Уважаемый (- ая) — используется в ситуации, когда вы не уверены в том, кто получит письмо;

Hi / Привет — допускается при менее формальном общении.

To whom it may concern (TWIMC) / — абстрактное начало, в ситуации, когда вы пишете в организацию.

Body / Основная часть

В теле письма постарайтесь  информативно и вежливо изложить самую важную информацию. Начать можно со следующих фраз:

I am writing to you  / regarding (with regard to) / with reference to a… . / Пишу попросить / по поводу / ссылаясь на…

I am writing to you  regarding the lesson — Пишу по поводу урока

В менее формальном обращении можно использовать выражения:

I was wondering if…. / Я интересуюсь

Just a quick question about the book. / Хочу быстро спросить насчет книги.

Request / Запрос

Объясните, чего вы хотите от получателя.

Could he please email me Zachary’s investigation report? / Не мог бы он прислать мне расследование Закари на почту?

Zachary would appreciate our close-knit team / Закари оценит по достоинству нашу сплоченную команду.

Zoe and I  arranged a fan meet-up at noon? / Зои и я назначили встречу фанатов на день.

В неформальном общении можно написать так:

I wonder if Zachary has some time today. / Хотел бы знать, будет ли у Закари немного время сегодня.

Would you mind doing that for me. / Можешь это сделать для меня?

Can (could) you call me later on. / Можешь перезвонить попозже?

Offer / Предложение

Изложите в вежливой форме ваши предложения.

I  am delighted  to send… / Буду невероятно счастлив отправить вам…

Attachments, copies, forwarded correspondance  / Приложения, копии к письму, пересылки

Если сообщение содержит вложения, будет хорошим тоном известить об этом собеседника, чтобы он точно их заметил. Когда вы пересылаете чье-то послание или ставите в копию других, также не будет лишним  проинформировать об этом.

I  cc  (cc =  put in the copy) George to keep him updated. /  Ставлю Джорджа в копию, чтобы держать его в курсе

In attachment  you may find …. / В приложении вы можете найти…

I am forwarding Yana’s email to you (I forward to you) . / Пересылаю письмо Яны.

Sending requested photos. / Отправляю запрошенные фотографии.

Apologies / Извинения

Временами нам приходится извиняться за те или иные недочеты, это тоже часть работы. Помните, что ошибаются все, важно вовремя принести извинения и  исправить положение.

I would like to apologize for…. / Хотел бы извиниться за ….

Apologies for misunderstanding. / Простите за недопонимание.

Complaints / Жалобы

Помните, что даже если вы очень рассержены, ваша жалоба в письменном виде все равно должна звучать вежливо.

Zachary is looking to write a complaint about that bad review. / Закари планирует написать жалобу о том плохом отзыве.

Zoe was willing to express her extreme dissatisfaction (disappointment). / Зои хочет выразить свое ужасное разочарование.

Closing / Заключительная часть

В завершении письма уместно уточнить, нет ли у вашего собеседника вопросов и подчеркнуть, что вы будете очень рады ответу или назначенной встрече.

I am looking forward to seeing  you soon/ to hearing from you. / С нетерпением жду встречи/ответа

Имейте в виду, после “look forward to” всегда идет глагол с окончанием — ing или существительное!

Signing / Подпись

Несмотря на то, что это всего лишь  формальность, этикет  деловой переписки требует вежливо закончить общение

Best wishes/ Regards/ Kind regards /Sincere regards/)  — все эти фразы несут похожий смысл: “С добрыми пожеланиями”

Можно выразиться и менее формально:

Take care / Береги себя

или и вовсе

Thanks / Благодарю

Используя перечисленные выше фразы, вы легко сумеете составить информативное и емкое послание и произвести благоприятное впечатление на получателя. Потренируйтесь немного в написании деловых писем прямо сейчас.

И — See you soon!